В этой записи речь пойдет о реестре договоров и обсуждении присвоения номеров договорам (с сайта http://blog.abakshin.com/archives/2061).
В Вашей компании ведется учет договоров?
Кто в компании осуществляет ведение реестра договоров? Юридическая служба? Канцелярия? Бухгалтерия? Помощник генерального директора? Иное подразделение компании?
Какие сведения о договоре должен содержать реестр договоров? Нужно ли в реестре договоров в качестве вложения копии оригиналов договоров, листов согласований к ним, правовые заключения? Какие еще нужны вложения в реестре договоров?
Все ли договоры, заключаемые компанией, необходимо учитывать в реестре договоров?
Зачем нужен реестр договоров юридической службе компании?
Какая информация на основе реестра договоров необходима для эффективной работы специалистов юридической службы? Каким специалистам юридической службы по направлениям правовой работы необходима информация из реестра договоров?
В какой форме ведется реестр договоров? В бумажной? В электронной? В бумажной и электронной одновременно?
На основе какого программного обеспечения Вы рекомендуете вести электронный реестр договоров? Excel не подходит для этих целей?
В компании проводится системная ревизия договоров и, соответственно, обязательств компании? С какой периодичностью? Как проводить ревизию обязательств компании в условиях отсутствия в компании реестра договоров?
В компании действует внутренний документ, отвечающий на указанные вопросы?
PS – «корабль выдерживает только 10 пассажиров, надо посчитаться!»
В период с 24 января по 24 февраля 2009г. на сайте проводился первый опрос с вопросом: Какое подразделение компании должно осуществлять хранение договоров?
В опросе приняло участие 26 активных пользователей блога.
Итоги опроса следующие.
1. Бухгалтерия – 12 голосов
2. Юридическая служба – 5 голосов
3. Канцелярия – 4 голоса
4. Подразделение, инициирующее заключение договора – 3 голоса
5. Специальное подразделение – 2 голоса
Таким образом, большинством голосов экспертов определено, что функцию по хранению договоров должна осуществлять бухгалтерия.
Вместе с тем, опрос (обратите внимание на п. 2 итогов опроса) и практика показывает, что в преобладающем большинстве случаев данную функцию возлагают на юридическое подразделение.
На мой взгляд, указанная функция должна принадлежать исключительно бухгалтерии.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (Федеральный закон «О бухгалтерском учете»).
Все хозяйственные операции организаций должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (Федеральный закон «О бухгалтерском учете»).
Первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.).
Представляется, что функция по хранению договоров является неотъемлемой составляющей частью бухгалтерского учета.
Нет документа-договора в бухгалтерии – нет хозяйственной операции и ее фиксации в бухгалтерском учете!
Юристы и иные подразделения компании не вправе в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» осуществлять бухгалтерский учет, включающий функцию по хранению договоров.
Обеспечить эффективный бухгалтерский учет путем документального учета хозяйственных операций организации без закрепления функции по хранению договоров за бухгалтерией невозможно или затруднительно.
Наличие под каждой хозяйственной операцией компании документа-договора – это объективная обязанность бухгалтера, иначе можно получить в компании нереальный бухгалтерский и налоговый учет, а также соответствующие реальные налоговые претензии.
Призываю юристов занять активную позицию в этом вопросе, обеспечив издание приказа генерального директора о закреплении функции по хранению договоров за бухгалтерией и формируя практику «Бухгалтерский учет без договоров в бухгалтерии – вне закона!».
Почему функцию по хранению договоров в настоящее время в большинстве компаниях осуществляет юридическое подразделение?
НОМЕР ДОГОВОРА
В этот раз решил обозначить вопросы и идеи касательно обозначения номеров договоров.
Категорически настаиваю, что ведение реестра (в т.ч. присвоение номеров договорам) и хранение договоров должна осуществлять исключительно бухгалтерия компании.
Номер договора бухгалтерия должна присваивать в момент проставления печати компании на договоре, подписанном уполномоченным лицом компании.
Присвоение номера на проекте договора представляется неэффективным, поскольку очень часто проекты договоров так и не доходят до стадии заключения договора, последнее будет способствовать «засорению» реестра договоров.
С учетом того, что в традиционном двустороннем договоре участвуют две стороны, представляется целесообразным при создании единого номера договора разделить его знаком «/» на две части, в каждой из которых должен быть обозначен номер договора в реестре договоров соответствующей стороны, поскольку очевидно эти номера в реестрах договоров этих сторон будут разные.
На мой взгляд, очень важно юридической службе принять активное участие при определении формы и содержания реестра договоров, а также при формировании концепции создания номеров договоров, в частности, в отношении номера, который будет отражаться в реестре договоров компании.
Поскольку в номерах договоров очень часто и в больших количествах используется знак «/», постольку крайне важно начать номер договора, который будет отражаться в реестре компании с букв, обозначающих связь этого номера с компанией.
Следует ли включать в номер договора, буквы и цифры, отражающие дату заключения договора, отнесение договора к доходным или расходным договорам компании, к особо важным договорам, требующим специального внимания со стороны компании, подсудность по договору, наличие неустраненных замечаний согласующих подразделений компании по заключенному договору?
Какие еще полезные факты следует фиксировать в номере договора?
Какие «буквы и цифры» в номере договора могут существенно помочь в работе юриста компании?
Очевидно, качественная концепция формирования договоров компании позволит в будущем юридической службе и другим подразделения компании осуществлять оперативный поиск и анализ информации, связанной с заключенными договорами компании.
Комментарии:
Вопрос 1: зачем вообще такое внимание к номеру договора?
Вопрос 2: зачем такое внимание к номеру договора от юриста?
Теперь встречное мнение.
Для компании, имхо, совершенно без разницы, кто будет вести реестр договоров. Абсолютно. Главное, чтобы это делалось качественно.
Присваивание номера проекту договора не засорит реестр, так как нажатием одной кнопки всегда можно исключить из просматриваемого списка договоров проекты не заключенных договоров. А если вообще никак не нумеровать проекты договоров, то как в них разбираться, по названию, по контрагенту, еще по чему-то? Ведь у проекта договора нет даже даты. А иногде нет и контрагента. И очень часто нет названия пока... Ну и еще много чего может не быть. Как их отличать друг от друга?
И еще раз два вопроса: 1. Зачем такое внимание к номерам договоров? 2. Зачем такое внимание со стороны юриста?
Кажется мне, что нумерация договоров, как и нумерация любых иных документов в компании, должна подчиняться одним правилам и за правила эти должна отвечать канцелярия или иная аналогичная служба. А заниматься этим вопросом юристам... Им больше заняться нечем?
«Какие «буквы и цифры» в номере договора могут существенно помочь в работе юриста компании?». Абакшин, я не издеваюсь, я реально не могу понять как номер договора может СУЩЕСТВЕННО помочь ЮРИСТУ в его работе? Именно ЮРИСТУ? Хотя, один вариант вижу: большое количество мелких дебиторов и объемная судебная работа по ним. Да и то не факт, что в этой ситуации номер договора может СУЩЕСТВЕННО помочь.
И в третий раз 2 вопроса: 1. Зачем такое внимание к номеру договора? 2. Зачем такое внимание к номеру договора со стороны юриста?
Если есть качественный информационно емкий реестр договоров, номер нужен только для одного — присвоения договору уникального, неповторимого идентификатора.
-------------чем бы мог быть полезен номер договора для юриста?
Представим себе ситуации.
1. Договор был подписан при наличии неустраненных замечаний (в т.ч. замечаний юридической службы) — чтобы оперативно видить эти договоры на радаре = присвой им в номере договора компании специальную букву — например «Ж»
2. Договор подписан с иной подсудностью нежели место нахождения компании — дабы не читать все договоры и все в договорах — присвой указанным договорам специальную букву в номере — например, «С»
таких букв для юридической службы не должно быть много (т.е. все 33) — достаточно иметь таких 5 букв, которые будут отражать в номере договора отклонения в договорной работе компании по соответствующим договорам (исключения из общего правила) = и эти отклонения можно будет увидеть не читая текста самого договора = не будет ли это УДОБНО для юриста?
по поводу того кто должен присваивать номер — я не возражаю чтобы эта работа делалась службой безопасности)
но на мой взгляд эффективно будет если ее будет выполнять бухгалтерия, у которой должна быть четкая картина по оправдательным документам = реестр и номер договоров позволит бухгалтерии своими силами сделать эту картину в надлежашей форме!
------------
У меня в номере договора отражается дата прекращения договора... По-моему, это эффективнее, чем указание даты его заключения.
В «нужных» сразу видно, когда надо задуматься о заключении нового или пролонгации старого...
...а вообще, на самом деле, не все ли равно, какой номер... Ведь в случае, когда надо работать с договором (претензия, заключение на новый срок и т.п.), юрист все равно смотрит его ВЕСЬ. И видит, доходный ли он, с кривой ли подсудностью...
----------
Классная идея с указанием в номере договора даты его прекращения!
На счет «не все ли равно»...
Как управлять рисками по договорам общим числом 1000 шт.?
Просматривать каждый договор объемом 5 страниц?
Ждать неожиданных правовых пожаров по проблемным договорам?
Реестр договоров с волшебными буквами очень хороший инструмент юридической службы управления рисками по договорам компании!
-----------
Алексей, очень полезная иформация по ведению реестра договоров.
Моя рекомендация — символ дроби «/» в обозначении договоров заменять символом «-», т.к. символ «/» в рукописном написании и некоторых шрифтах в эл. виде может читаться неоднозначно. По этой же причине, в случае если в номере договора используются буквы, то рядом с буквами нежелательно использовать цифру 1.
Пример: договор №АВ123/10, удобнее обозначать как №АВ-123-10.
Комментариев нет:
Отправить комментарий